Conectarea cu clientii

EXCEPTIE

Posibilitatea de conectare a conturilor SmartBill nu mai este disponibila pentru conturile care au fost create dupa 22 noiembrie 2023.

Pentru realizarea unei conexiuni, este nevoie ca furnizorul sa-i trimita clientului sau un document prin retea. Aceasta trimitere coincide cu o invitatie de conectare.

Astfel, dupa salvarea documentului (factura, aviz sau proforma), furnizorul are posibilitatea de a-l trimite clientului.

Butonul Trimite clientului deschide fereastra Trimite catre client, unde sunt bifate cele 2 optiuni disponibile:

  • Trimite prin email: documentul este trimis ca si pana acum, prin email;
  • Trimite prin Reteaua SmartBill: documentul este trimis in contul clientului.

Furnizorul poate debifa oricare dintre cele doua optiuni si, in acelasi timp, le poate lasa active pe amandoua. Mesajul din partea dreapta poate fi editat si se trimite atat pe mail, cat si pe prin retea.

Acest text este vizibil in detaliile documentului, in sectiunea Informatii din bara laterala. Mai multe, aici.

BINE DE STIUT!

Clientii sunt grupati in doua categorii, in functie de care depinde si modul in care se face conectare cu partenerii. Aceasta separare este facuta automat, pe baza unor asocieri in interiorul aplicatiei, fara sa implice vreo alegere sau optiune a utilizatorilor.

  • Clienti validati: aceia despre care se stie sigur ca au conturi SmartBill. Conectarea cu ei se face simplu, fara a fi nevoie de o verificare suplimentara; 
  • Clienti nevalidati: aceia despre care nu este sigur ca au conturi SmartBill. In acest caz, mesajul care se trimite odata cu documentul contine un cod care trebuie folosit de client pentru a putea realiza conexiunea. Pentru a avea siguranta ca documentul ajunge la client, trimiterea se face obligatoriu si prin email.

Clientul primeste documentul in contul sau, in Documente emise > Documente furnizori, in sectiunea Nesalvate, cu statusul In asteptare. La fiecare document primit prin retea clientul este notificat prin intermediul butonului de retea (S) care este marcat cu o bulina rosie. Mai multe despre acesta, aici.

Numarul documentului este partial mascat si nu poate fi afisat decat dupa acceptarea invitatiei.

Pentru a vizualiza acest document, clientul trebuie sa se conecteze cu furnizorul.

La Vezi factura, se deschide fereastra in care ii sunt afisate datele celui care a emis documentul si se poate accepta conectarea.

Daca clientul nu este validat, trebuie sa introduca codul primit pe mail odata cu documentul. 

Dupa acceptarea conexiunii:

  • documentul poate fi vizualizat
  • documentul primeste statusul Nesalvat
  • de acum inainte, documentele trimise prin retea de acest furnizor intra automat in cont cu statusul Nesalvat

  • in Nomenclatoare > Conexiuni, se afiseaza conexiunea cu partenerul. Mai multe informatii, aici;
    • in contul furnizorului, apare ca o conexiune care permite trimiterea documentelor;
    • in contul clientului, apare ca o conexiune care permite primirea documentelor;
  • pentru a opri primirea automata a a documentelor de la acest furnizor, el trebuie blocat.

ATENTIE!

Conexiunea are un singur sens, de la furnizor catre client. Doar documentele emise de furnizor ajung in contul clientului. In cazul in care intre cei doi parteneri exista o relatie cu sens dublu - fiecare dintre ei este pentru celalalt client si furnizor - trebuie realizate doua conexiuni diferite, initiate de fiecare in parte.

Ai primit raspuns la intrebarea ta? Multumim pentru feedback Eroare trimitere feedback