Campuri aditionale
In acest articol
La emiterea facturii, proformei, avizului poti adauga o serie de informatii suplimentare:
- Numar de proiect
- Numar de contract
- Conditii de plata
- Nr. comanda de achizitie
- Nr. comanda de vanzare
- Identificator furnizor
- Identificator client
- Referinta contabila a cumparatorului
- Referinta lotului
Campurile Data livrarii si Data incasarii sunt implicite, dar lor le pot fi adaugate si altele de la Configureaza campuri. Butonul deschide fereastra Configurare date aditionale.
Din aceasta fereastra se pot opera doua tipuri de actiuni:
- Selectarea campurilor pe care doresti sa le folosesti pe documente
- Stabilirea modului in care sunt adaugate informatiile din aceste campuri.
Selectarea campurilor aditionale
Pentru a adauga un camp in pagina de emitere, trebuie sa bifezi casuta aflata in partea stanga a denumirii acestuia.
BINE DE STIUT!
Codurile din dreptul denumirii (BT-11, BT-20, BT-13 etc.) sunt „numele”, codificate, sub care se vor regasi pe e-Factura (in fisierul .xml). Vor exista si limitari asupra numarului maxim de caractere permis.
Poti adauga oricate informatii ordonarea lor se va face automat.
Anumite date aditionale/campuri au comportamente specifice:
- Posibilitatea de a selecta informatii competate in trecut (se poate accesa lista cu toate datele completate pentru un anumit client, precum in capul Delegat sau Intocmit de):
- Numar de proiect
- Numar de contract
- Conditii de plata.
- Informatii separate pentru factura propriu-zisa si pentru e-Factura. In aceste cazuri, exista 2 campuri care trebuie completate cu valori care sunt preluate separat. Valoarea completata in primul camp se afiseaza pe factura „fizica”, cea care este selectata in cel denumit Tip apare pe e-Factura. Trebuie completate ambele informatii pentru ca acestea sa se salveze. Datele aditionale care au acest comportament sunt:
- Identificator vanzator
- Identificator cumparator.
Poti schimba in orice moment informatiile afiate, dar modificarile nu se vor aplica pe facturile anterior.
Editarea facturilor deja emise cu alte configurari nu va conduce la schimbarea pentru documentele viitoare. Astfel, daca pe o factura emisa in trecut adaugi un camp nou, acesta nu va fi afisat si pe urmatoarele.
Optiuni de completare a informatiei
A doua configurare permite alegerea modului in care se completeaza informatia in campurile pe care le-ai adaugat pe document.
Optiunea implicita este completarea manuala la fiecare emitere, caz in care informatia trebuie adaugata inainte de salvarea facturii, astfel campul ramane gol.
A doua optiune, Automat, cu ultima valoare folosita pe client, va completa campul cu ultima valoare care a fost folosita, pentru clientul selectat pe document. Aceasta varianta este utila in situatia in care se stie ca, pentru un anumit client, se vor emite documente succesive care au aceleasi valori in respectivele campuri.
EXEMPLU
Urmeaza sa facturezi mai multe servicii unuia dintre clienti, pe baza unui proiect si doresti ca numarul acestuia sa fie afisat:
- La emiterea primei facturi pentru acesta, deschide Configureaza campuri si bifeaza Nr. de proiect;
- Selecteaza Automat, cu ultima valoare folosita pe client pe coloana Optiuni de adaugare a informatiei;
- Bifeaza optiunea Retine aceasta configurare pentru emiterile viitoare de documente, din partea de jos a ferestrei;
- Completeaza numarul proiectuluiin campul care se afiseaza in pagina de emitere a facturii factura.
La urmatoarea emitere a unei facturi pentru acest client, in campul Nr. de proiect se preia automat numarul pe care l-ai completat anterior.
Chiar daca se preia ultima valoare, campul poate fi editat. In acest caz, informatia se va actualiza in aplicatie si valoarea editata va fi preluata la urmatoarea emitere. Aceasta actualizare se face doar in cazul emiterii documentelor, nu si in cazul stornarii sau modificarii.
EXEMPLU
Consideram ca facturile din acest exemplu sunt emise pentru acelasi client.
- Emiti factura FC10 si adaugi la Nr. de contract valoarea 22 (ai configurat sa preiei ultima valoare)
- Emiti o alta factura: Nr. de contract se completeaza automat cu 22
- Emiti a treia factura: se preia 22 la Nr. de contract. Il editezi cu valoare 30 care va deveni ultima valoare pe client
- La urmatoarea factura: se preia 30 la Nr. de contract
- Stornezi factura FC 10 si corectezi Nr. de contract cu valoarea 25. In aplicatie nu se va actualiza nimic, 30 ramane valoarea care se va prelua automat in Nr. de contract la urmatoarea emitere.
Exista si optiunea de a salva alegerile facute in fereasta pentru documentele ulterioare. Cand nu este bifata, configurarile pe care le faci se aplica strict documentului pe care esti in acel moment.
