Preluarea e-Facturilor din SPV in SmartBill

E-Facturile trimise la ANAF ajung in SPV-ul firmei care le emite, dar si in SPV-ul firmei client (identificate pe baza CIF/CNP). Asta face ca facturile furnizorilor sa poata fi aduse din SPV in contul SmartBill, asa cum din cont pot fi trimise acolo.

Pentru a face preluarea urmeaza pasii:

1. Acceseaza Documente emise > Documente furnizori;
2. Apasa butonul Preia e-Facturi (din partea dreapta sus);

3. Alege data de la care vei face preluarea (vei putea prelua doar e-Facturile care au fost validate in SPV in ultimele 60 de zile) si apasa Preia facturi.

Preluarea e-Facturilor se realizeaza in doua etape (verificare si preluare) si poate fi urmarita intr-o fereastra de progres. Durata procesului depinde de numarul documentelor care sunt de preluat.

Butonul Ascunde permite „inchiderea” ferestrei fara a intrerupe procesul de preluare. Aceasta optiune este utila pentru ca permite operarea altor actiuni in aplicatie (mai putin realizarea unei alte preluari). Fereastra ascunsa se reafiseaza daca apesi Detalii de sub butonul Preia e-Facturi (dreapta sus).

Cand vei face urmatoarea preluare, se va tine automat cont de cea anterioara. De exemplu, ai facut ultima preluare in 10.01.2024 la ora 16:49, la urmatoarea preluare, peste 5 zile, se tine cont de acest marcaj temporar si se preiau automat toate e-Facturile validate in SPV dupa acel moment, deci din 10.01.2024 la ora 16:50.

In urma preluarilor, in contul SmartBill pot ajunge urmoatarele:

• e-Facturi noi: vizibile in sectiunea Nesalvate;
• Actualizari: e-Facturi pe care nu le-ai salvat si care, intre timp, au fost modificate de furnizor si retrimise in SPV. e-Facturile actualizate sunt indicate in sectiunea Nesalvate, printr-un triunghi aflat langa eticheta de status;

• Modificari: e-Facturi pe care le-ai salvat si care, ulterior, au fost modificate de furnizor si retrimise in SPV; vizibile in sectiunea Salvate.

Dupa finalizarea preluarii, raportul Documente furnizori va afisa automat doar documentele nou preluate, prin aplicarea filtrului Ultima preluare din SPV, astfel incat in ambele sectiuni ale raportului vor fi afisate exclusiv e-Facturile care tocmai au fost preluate pentru a vedea care sunt exact noile documente si actualizari.

Actiunea principala pe e-Facturile preluate este Salveaza cheltuiala, care permite si inregistrarea propriu-zisa a acestor documente in contul tau.

In afara de salvare, mai exista cateva optiuni:

• Vizualizare: deschide documentul cu toate informatiile completate de furnizor, afisate intr-un format SmartBill. In partea de jos, ca mentiune, este afisat indexul de incarcare de la ANAF. Pentru descarcarea e-Facturilor (fisierului XML) cu semnatura de validare de la ANAF, foloseste optiunea Descarca e-Factura validata din banda laterala a paginii de vizualizare.

• Salveaza cheltuiala: deschide pagina de emitere a Cheltuielii cu toate informatiile de pe e-Factura preluate. Poti adauga/modifica categoria de cheltuiala si apoi salva documentul;
• Salveaza receptia: deschide pagina de e emitere a receptiei in care sunt precompletate datele de pe e-Factura. La salvarea receptiei, trebuie sa alegi gestiunea in care se vor salva produsele de pe document. Identificarea produselor se face dupa denumire sau cod (in functie de configurarile contului), iar receptia se va afisa cu informatiile preluate din e-Factura.

• Asoc. cu doc. existent: permite asocierea e-Facturii cu o cheltuiala inregistrata deja in cont. In urma asocierii, e-Factura va fi salvata. Detalii despre asociere gasesti in articolul Asocierea e-Facturii cu documente existente;
• Descarca e-Factura validata: descarca fisierul XML (e-Factura) impreuna cu semnatura ANAF care confirma validitatea documentului.