Inregistrare NIR pe baza codului de document SmartBill

Documentele emise in SmartBill - facturi, avize, proforme - au un cod alfanumeric afisat in zona de jos a paginii, langa textul Generat cu SmartBill. Acest cod este vizibil atat in paginile de vizualizare, cat si pe documentele tiparite.

Pe baza acestui cod poti sa preiei documente automat in contul tau. Preluarea se poate face doar daca CIF-ul furnizorului, CIF-ul clientului si codul documentului sunt corecte. Cu alte cuvinte, doar clientul inregistrat pe document il poate prelua, dar numai daca selecteaza ca furnizor pe cel care l-a emis si introduce codul corect.

Un aviz nu poate fi preluat drept cheltuiala. O proforma nu poate fi preluata ca NIR.

In pagina de emitere a NIR-ului si a cheltuielii apar campul Cod document si butonul Preia date.

Daca codul introdus este corect, este afisat documentul furnizorului (pentru o eventuala verificare) si poti continua cu preluarea informatiilor.

Odata cu preluarea articolelor, deasupra listei cu produse, se afiseaza un mesaj cu detalii depre configurarile aplicate.

Configurarile sunt retinute in aplicatie in functie de furnizor. Asadar, pentru fiecare furnizor sunt retinute regulile specifice si aplicate automat la viitoarele preluari. Daca este cazul, pe poti modifica daca apesi butonul Reimporta NIR sau optiunea Configureaza din mesajul informativ cu detaliile preluarii.

Preluarea documentului pe baza de cod SmartBill presupune cativa pasi initiali pentru configurarea importului datelor. Acestia sunt necesari doar la prima preluare a unui document de la furnizor, pentru ca exista optiunea de a retine configurarile, iar in viitor sunt aplicate automat. Configurarile necesare sunt:

• Selectezi gestiunea in care se preia marfa (doar daca ai create mai multe gestiuni);
• Alegi criteriul de identificare al produselor de pe document. Daca atat tu cat si furnizorul folositi aceleasi coduri de produs, iti recomandam acest criteriu. In caz contrar, foloseste denumirea produselor. Daca nu folosesti cod de produs, configurarea nu se afiseaza.

• Stabilesti ce cote de TVA aplici daca furnizorul foloseste cote TVA care nu exista in contul tau sau aplica 0% taxare inversa. In fereastra de configurare, sunt afisate cotele TVA care trebuie configurate si ai doua posibilitati:
  • sa le asociezi cu una din cotele existente in contul tau (in acest caz, esti avertizat ca totalul NIR-ului nu va coincide cu totalul documentului primit). Daca bifeazi Retinere configurarea, pe viitor, indiferent de furnizor, cota asociata va fi preluata automat, fara sa mai fie nevoie de confirmare.
  • preiei noua cota in contul tau. Daca bifezi Retinere configurarea, cota TVA preluata este propusa de fiecare data cand mai apare, indiferent de furnizor.
• Stabilesti ce se intampla cand apar unitatile de masura noi: daca sunt inlocuite cu cele care exista in nomenclator pentru respectivele produse sau lasi informatia necompletata.

Este posibil ca, dupa preluarea datelor, articolele sa fie marcate cu pictograme si culori care indica cateva situatii posibile.

Marcaj de avertizare (un triunghi galben) si culoarea galbena

Avertizarea marcheaza un produs pe care aplicatia nu il recunoaste. Poate fi vorba de un produs nou sau de situatia in care identificatorii produselor nu sunt comuni. De exemplu, nu aveti coduri de produs identice, iar aplicatia interpreteaza codul furnizorului ca un produs nou.

In fereastra de vizualizare/modificare a produsului marcat cu avertisment se afiseaza un mesaj cu detalii.

Marcaj de eroare si culoarea rosie

Acestea indica faptul ca acelui produs ii lipsesc informatii fara de care nu poate fi preluat. Aceasta situatie poate aparea daca, de exemplu tu folosesti coduri de produs, iar furnizorul nu (sau nu le afiseaza pe factura). Un alt caz apare daca faci preluarea pe o gestiune global-valorica si lipsesc preturile de vanzare.

Nu poti salva o receptie care contine produse marcate cu eroare.

In fereastra de vizualizare/modificare a produsului marcat cu eroare se afiseaza un mesaj cu detalii, iar campul in care trebuie completate informatii are conturul marcat cu rosu. Dupa completarea informatiilor solicitate, eroarea nu mai este semnalata.

Marcaj de inlocuire automata a datelor - sageti albastre

Exista situatii cand aplicatia inlocuieste automat informatiile care se gasesc pe documentul furnizorului cu cele aflate in contul tau. Un exemplu de informatie care poate fi inlocuita denumirea produsului, atunci cand folositi coduri de produs comune. In cazul in care codurile corespund, iar denumirile nu, atunci denumirile de pe factura furnizorului sunt inlocuite cu cele din Nomenclator.

In fereastra de vizualizare/modificare a produsului marcat date inlocuite se afiseaza un mesaj cu detalii, iar campul in care a fost inlocuita informatia este marcat cu albastru. Sub campul respectiv este afisata si informatia asa cum se regaseste pe documentul furnizorului.