Preluarea si prelucrarea automata e-Facturilor de la furnizori

e-Facturile transmise catre ANAF sunt inregistrate simultan atat in SPV-ul furnizorului, cat si in cel al clientului, pe baza identificarii prin CIF/CNP. Astfel, facturile primite de la furnizori pot fi preluate automat din SPV in contul tau SmartBill.

Conditia obligatorie pentru preluarea e-Facturilor din SPV este sa ai contul SmartBill autorizat in SPV. 

In SmartBill se face preluarea automata a e-Facturilor din SPV impreuna cu procesarea acestora pentru a-ti reduce efortul manual. Documentele preluate sunt afisate in sectiunea Vanzari si Achizitii > Preluare e-Facturi.

ATENTIE!

Facturile preluate din SPV trebuie inregistrate pentru a se tine cont de ele in alte rapoarte, sau pentru a inregistra plati pentru ele.

Odata cu preluarea automata, se poate face tot automat si salvarea cheltuielilor si verificarea receptiilor. Pentru a stabili regulile de procesare si inregistrare a documentelor din SPV, ai la dispozitie butonul Optiuni automatizare din dreapta sus.

Preluarea automata a e-Facturilor

In urma preluarilor, in contul SmartBill pot ajunge:

• e-Facturi noi;
• Actualizari: e-Facturi pe care nu le-ai salvat si care, intre timp, au fost modificate de furnizor si retrimise in SPV. Marcate cu un triunghi aflat langa eticheta de status;

• Modificari: e-Facturi pe care le-ai salvat si care, ulterior, au fost modificate de furnizor si retrimise in SPV.

Sub butonul Preia e-Facturi, din partea dreapta sus, este indicat momentul ultimei preluari. De exemplu: Azi, 16:49.

BINE DE STIUT!

e-Facturile preluate pot fi vizualizate ca documente PDF cu toate informatiile, asa cum au fost completate de furnizor, dar intr-un format de document SmartBill. In partea de jos, ca mentiune, este afisat indexul de incarcare de la ANAF. Ele pot fi descarcate ca PDF sau tiparite.

Pentru descarcarea e-Facturilor (fisierelor XML) cu semnatura de validare de la ANAF, foloseste optiunea Descarca e-Factura validata din banda laterala a paginii de vizualizare.

Preluarea manuala

Desi preluarea automata este implicita, poti face si manual aceasta operatiune, oricand, daca nu exista o alta preluare in curs. Pentru a prelua manual e-Facturile furnizorilor din SPV urmeaza pasii:

1. Acceseaza Vanzari si Achizitii > Preluare e-Facturi;
2. Apasa butonul Preia e-Facturi (din partea dreapta sus);

3.       Se afiseaza o fereastra de progres. Durata procesului depinde de numarul documentelor care sunt de preluat.  Butonul Ascunde din fereastra care indica procesarea e-Facturilor permite „inchiderea” acesteia  fara a intrerupe procesul. Aceasta optiune este utila pentru ca iti permite sa efectuezi alte actiuni in aplicatie. Fereastra ascunsa se reafiseaza daca apesi Detalii de sub butonul Preia e-Facturi (dreapta sus).

Dezactivarea preluarii automate. Daca vrei sa gestionezi totul manual, poti solicita dezactivarea automatizarii preluarii e-Facturilor din SPV prin trimiterea unui e-mail cu o cerere la adresa suport@smartbill.ro, unde trebuie sa incluzi motivul pentru care doresti acest lucru. Mai exact, o scurta descriere a fluxului de lucru pentru societatea ta.

Optiunile de automatizare a prelucarii e_facturilor de la furnizori

Pentru a stabili regulile de procesare si inregistrare a documentelor din SPV, apasa butonul Optiuni automatizare din dreapta sus. Vei deschide o fereastra noua de unde poti activa si adapta configurarile.

Fereastra Optiuni automatizare contine urmatoarele optiuni:

• Asociaza automat cu documente existente: cand activezi aceasta optiune, SmartBill identifica si leaga e-Factura de cheltuiala sau receptia pe care ai adaugat-o deja manual. Astfel, eviti dublarea documentelor.
• Inregistreaza automat e-Facturile: activarea permite inregistrarea automata a documentelor. Pentru un control mai riguros, ai la dispozitie doua campuri in care poti adauga conditii suplimentare:
  • Valoare maxima factura: introduci suma maxima in RON sub care facturile sunt inregistrate automat. Daca o factura este emisa in valuta, aplicatia face automat conversia in RON la cursul BNR din data documentului pentru a verifica incadrarea in acest prag;
  • Aplica pentru:  alegi una din optiunile:
    • Toti furnizorii: pentru prelucrarea oricarui document primit;
    • Doar pentru furnizorii existenti: automatizarea se aplica doar daca partenerul este deja salvat in nomenclator.

Dupa ce modifici setarile, apasa Continua. In fereastra de confirmare vezi rezumatul regulilor tale: valoarea maxima, furnizorii selectati si starea asocierii automate.

Apasa Salveaza configurarea pentru a aplica regulile sau apasa Inapoi daca vrei sa modifici setarile.

ATENTIE!

Modificarea regulilor din fereastra Optiuni automatizare se aplica doar documentelor descarcate din SPV dupa momentul salvarii noilor setari. Documentele aflate deja in raport nu sunt reevaluate pe baza noilor reguli.