Serii documente
In acest articol
In SmartBill Gestiune, trebuie sa definesti serii pentru factura, NIR, chitanta, proforma, aviz, bon consum si bon transfer. Pentru fiecare tip de document poti stabili mai multe serii diferite, iar asta este util atunci cand vrei sa identifici mai usor diferitele activitati ale firmei si utilizatorii sau sa faci distinctia intre perioade de timp.
Adaugarea unei serii
Pentru definirea unei serii trebuie sa completezi urmatoarele informatii:
- Tip document – sunt disponibile in lista derulanta toate tipurile de documente ce se pot emite in SmartBill. Selecteaza pe rand fiecare tip de document
- Denumire serie – completeaza orice denumire dorita pentru seria de document
- Primul numar – este precompletat 0001, insa poti completa manual orice numar doresti. In cazul in care pana acum ai emis documente pe suport de hartie sau in alt program, aici poti completa urmatorul numar. Tine cont ca primul document emis pe serie va “primi” numarul configurat de tine
BINE DE STIUT!
Nu poti modifica numarul unui document emis in SmartBill! Inainte de a emite documente, asigura-te ca ai definit corect primul numar din serie. SmartBill va aloca apoi in ordine succesiva numerele pentru documentele emise pentru fiecare serie
- Descriere – este un camp optional unde poti completa detalii despre utilizatorul care foloseste seria respectiva, daca este cazul, sau orice alta informatie aditionala pentru seria de document.
Seriile pot fi definite:
- din pagina Configurare > Serii documente dupa completarea datelor, de la butonul Adauga serie.
- daca incerci sa emiti un tip de document pentru prima data si nu ai definit nicio serie pentru el. In acest caz se va deschide o fereastra care iti permite sa completezi informatiile necesare si sa adaugi seria
BINE DE STIUT!
Pentru denumirea seriilor de documente nu exista nicio reglementare sau constrangere ceruta de legile in vigoare. Iti poti seta denumirea seriilor arbitrar, dupa preferinte, sau dupa ce te consulti cu contabilul firmei tale, dar ia in considerare ca acestea vor fi afisate pe documentele emise cu SmartBill.
Seria implicita si inactivarea unei serii
Seria implicita este seria propusa automat la emiterea documentelor. Un utilizator poate avea o singura serie implicita pentru un tip de document. Poti sa schimbi oricand seria implicita Configurare > Serii documente daca bifezi casuta din dreptul seriei.
Inactivarea seriilor se face de la actiunea indicata de ochiul barat.
O serie inactiva nu va mai fi sugerata, atunci cand trebuie sa selectezi seria unui document. Activarea unei serii se poate face oricand.
BINE DE STIUT!
- Nu poti sterge o serie implicita
- Nu poti sterge o serie pe care ai documente emise
- Nu pot exista documente de acelasi tip cu aceeasi serie si acelasi numar in SmartBill
- Poti sterge doar ultimul document emis pe o serie. In cazul documentelor finalizate si sterse, numarul curent din serie va reveni la cel precedent
Poti emite documente pe oricare din seriile definite in contul tau, nu doar pe seria implicita. Cand emiti documentul, apasa pe sageata din campul Serie si numar. Se deschide o lista derulanta din care poti alege seria pentru documentul tau.
Activarea Personalizeaza serii
Ai posibilitatea sa activezi, de la butonul Optiuni, Personalizeaza fiecare serie cu alta sigla. In acest fel, fiecare dintre serile pe care le-ai definit pot avea propria identitate. Personalizarea se va putea face in Configurare > Personalizare. Mai multe informatii aici.
Dupa activarea optiunii, in dreptul seriilor definite in lista o sa apara butonul Personalizeaza serie.
Decizia de inseriere
Documentul Decizie de inseriere se genereaza la inceputul anului sau la declararea unei serii noi si poate fi exportat sau tiparit direct din SmartBill. Poate contine toate seriile declarate pana in acel moment sau poti alege una sau mai multe serii in cadrul documentului.
Documentul Decizie de inseriere nu ramane salvat in SmartBill cu datele pe care le-ai completat. Daca alegi sa generezi acest document, asigura-te ca l-ai salvat pe calculatorul tau sau ca l-ai tiparit.
