Asocierea si salvarea tranzactiilor preluate din banca
Tranzactiile preluate se pot asocia automat cu documentele din aplicatie odata cu preluarea sau dupa aceea:
- de la butonul Reasociaza, ca actiune in masa (pe cele selectate)
- de la actiunea Modifica din dreptul operatiunii bancare care au fost asociate.
Procesul de asociere presupune mai multe etape (invizibile pe interfata). In primul rand, se vor cauta printre incasarile si platile inregistrate manual, apoi printre facturile, proformele si cheltuielile pentru care nu exista documente de incasare si plata.
Asocierea tine cont de urmatoarele date:
- denumirea partenerului: trebuie sa fie o corespondenta perfecta intre numele inregistrat in aplicatie si cel care vine din banca.
- valoare:
- pentru documentele care se afiseaza in coloana Documente asociate valoarea trebuie sa fie exacta. Daca nu se identifica un astfel de document, acesta nu este afisat;
- pentru incasarile/platile inregistrate manual si afistate pe Doc de incasare/plata se accepta o abatere de +/-3%.
- data: intre data tranzactiei bancare si a documentului din SmartBill nu trebuie sa existe o diferenta mai mare de 3 zile;
- criteriul se aplica atunci cand se face asocierea cu un document de incasare/ plata inregistrat manual.
La final, se pot salva asocieri cu:
- facturi/proforme neincasate, afisate pe coloana Documente asociate;
- cheltuieli neplatite, afisate pe coloana Documente asociate;
- incasari inregistrate manual cu sau fara facturi/proforme legate de ele, se afiseaza in coloana Doc. de plata/incasare si va fi insotit de un marcaj specific
- plati inregistrate manual cu sau fara cheltuieli inregistrate, se afiseaza in coloana Doc. de plata/incasare si va fi insotit de un marcaj specific
BINE DE STIUT!
Unei tranzactii ii pot fi asociate mai multe documente:
- atunci cand sunt incasate/platite printr-o singura operatiune bancara mai multe documente. In acest caz, sunt afisate in coloana Documente asociate
- atunci cand pentru un document (factura/proforma/cheltuiala) a fost inregistrata si o incasare/plata manuala. In acest caz, sunt vizibile atat pe Doc. de plata/incasare cat si pe Documente asociate.
In urma asocierii facute odata cu preluarea (dar si in cazul in care se face Reasociere in masa), tranzactiile sunt marcate in functie de gradul de precizie al asocierii propuse.
Exista 3 astfel de situatii care insotesc tranzactiile asociate:
 |
Precizie ridicata - marcata cu un icon albastru aceasta tranzactie este asociata in urma identificarii partenerului si a valorii exacte. |
 |
Precizie scazuta – marcata cu un icon gri aceasta tranzactie este asociata cu un document pentru care a fost identificat doar partenerul. In acest caz suma nu corespunde exact |
 |
Fara asociere – tranzactiile trebuie asociate manual pentru a putea fi salvate. marcata cu un icon portocaliu care indica ca nu a fost identificat in SmartBill suficiente informatii care sa permita o asociere. |
BINE DE STIUT!
Platile facute cu cardul la POS nu vor putea fi asociate cu documente din aplicatie. Pentru acest tip de tranzactii nu putem identifica furnizorul si in aceasta situatie nu se va propune nimic pentru asociere. Asocierea poate fi facuta manual.
Exista posibilitatea sa apara, in situatii speciale, tranzactii marcate cu eroare. De exemplu, stergi o factura asociata tranzactiei si apoi incerci sa salvezi tranzactia sau incerci salvarea tranzactiei pe un cont fara drepturi.
Acestea sunt marcate cu rosu si sunt insotite de informatii suplimentare care explica motivul aparitiei problemei.
Actiunile disponibile pe tranzactiile preluate din banca depind de statusul tranzactie si de precizia asocierii acesteia.
- Pentru tranzactiile nesalvate, cu asocieri (precise sau care necesita verificare) sunt disponibile actiunile:
- Modifica: se deschide fereastra care permite alegerea unei facturi/proforme care sa fie asociata tranzactiei
- Salveaza: trece tranzactia in statusul Salvata si genereaza automat incasarea/plata in contul SmartBill. Acestea vor fi afisate pe coloana Doc. de plata / incasare
- Pentru tranzactiile nesalvate fara asocieri:
- Modifica
- Pentru tranzactiile salvate sunt disponibile actiunile:
Modifica asocierea: deschide fereastra care permite asocierea manuala (plata sau incasarea) a tranzactiei
Anuleaza salvarea: in functie de tipul asocierii si actiunile anterioare pot rezulta mai multe situatii:
- daca asocierea salvata a fost facuta automat cu o factuta /cheltuiala: va sterge documentul generat automat la asociere (plata sau incasarea) si tranzactia va reveni sa statusul Nesalvata, cu gradul de precizie initial
- daca asocierera salvata a fost facuta manual cu o factuta /cheltuiala: va sterge documentul generat automat la asociere (plata sau incasarea) si tranzactia va reveni sa statusul Necesita verificare,
- daca asocierera salvata a fost facuta cu un document de plata/incasare inregistrat in aplicatie inainte: plata sau incasarea nu este stearsa.
ATENTIE!
Tranzactiile preluate din banca nu pot fi sterse, nu li se poate modifica data si valoarea. In fereastra care permite modificarea asocierii, campurile respective nu sunt active.
Exista si doua actiuni in masa: Reasociaza si Salveaza. Ele devin active daca selectezi macar o tranzactie. Pot fi selectate doar tranzactiile cu status Nesalvata.
Reasociaza va relua procesul de asociere intre tranzactiile selectate si documentele din aplicatie care nu au fost asociate inca.
Tranzactiile pot fi marcate in raport cu un avertisment langa eticheta de status atunci cand valoarea acesteia este diferita de cea a documentului de incasare/plata inregistrat manual in aplicatie.
Sub aceste tranzactii sunt date detalii cu privire la diferenta intre cele doua valori.
