Salvarea e-Facturilor dupa preluarea din SPV
In acest articol
e-Facturile preluate din sectiunea Nesalvate a raportului Documente furnizori au status Nesalvata si sunt marcate cu:
- e – simbol al e-Facturii, aflat pe coloana Document alaturi de serie si numar;
- icon „nor cu o sageata in jos” – de pe coloana Status, care indica data la care s-a facut preluarea daca plasezi cursorul deasupra.
Salvarea e-Facturilor preluate
e-Facturile preluate si aflate in sectiunea Nesalvate, din raportul Documente furnizori nu sunt inca inregistrate in contul tau, trebuie salvate pentru a fi adaugate ca receptii de marfa sau cheltuieli. Atat timp cat nu faci acest lucru, ele nu au niciun impact asupra rapoartelor si valorilor si au un statut asemanator cu documentele care sunt ciorne.
Faptul ca e-Facturile preluate sunt nesalvate iti permite sa le verifici inainte de a le inregistra. Astfel, te asiguri ca doar facturile cunoscute de tine sunt adaugate in cont.
Salvarea se poate face daca apesi Salveaza cheltuiala sau Salveaza receptie din lista actiunilor din raport sau din pagina de vizualizare.
Salvarea cheltuielii
La inregistrarea cheltuielii, datele de pe e-Factura sunt preluate automat in pagina de emitere a acesteia. Se afiseaza modul Detaliat de inregistrare daca pe document sunt mai multe cote TVA sau ai folosit aceasta metoda in cazul respectivului furnizor. Poti alege inregistrarea in modul Rapid daca doresti asta.
Discounturile sunt preluate pe pozitii distincte. Discountul individual de pe o cheltuiala primeste categoria produsului, iar discountul total, pe cel al furnizorului, daca exista.
Detalii despre emiterea unei cheltuieli sunt disponibile in Inregistrare cheltuieli.
Pentru a finaliza inregistrarea cheltuielii apasa Salveaza.
Salvarea receptiei
La salvarea receptiei esti transferat automat in pagina de emitere a NIR-ului, cu datele de e-Factura precompletate.
In cazul in care folosesti coduri de produs, iar in e-Factura aceasta nu exista, produsele sunt marcate cu rosu. Pentru a putea salva receptia, codurile trebuie adaugate manual in fereastra Modificare produs.
Daca exista produse noi, care nu exista in nomenclatorul contului tau, ele sunt marcate cu un triunghi de avertizare si culoarea galbena. Scopul marcarii este doar informativ, pentru a-ti atrage atentia asupra faptului ca in gestiunile tale intra produse pe care nu le-ai mai avut.
Apasa butonul Spre salvare receptie pentru a finaliza receptia.
BINE DE STIUT!
Daca se face salvarea unei e-Facturi, SmartBill cauta sa identifice daca exista deja vreo cheltuiala sau receptie care se potriveste acesteia (sunt luate in considerare CIF-ul furnizorului, data si valoarea documentului). In cazul in care este gasit un astfel de document, se afiseaza un mesaj de avertizare cu posibilitatea asocierii directe a e-Facturii cu acesta.
Exista posibilitatea ca furnizorul sa modifice un document pe care tu l-ai preluat deja in cont, dar nu l-ai salvat. Daca apar astfel de situatii, noi le numim actualizari si sunt indicate in raport (in sectiunea documentelor Nesalvate), de un „triunghi cu avertisment” afisat pe coloana Status.
Aceste documente au disponibila actiunea Modifica cheltuiala. Aceasta deschide documentul in pagina de emitere a cheltuielii si permite salvarea acestuia conform cu modificarile facute de furnizor.
Documente modificate de furnizori dupa salvarea e-Facturii
Este posibil ca o e-Factura salvata sa fie modificata de furnizor. Daca acesta retrimite e-Factura modificata in SPV, la urmatoarea preluare, documentul din raport va fi marcat cu „triunghi de avertizare”.
Daca deschizi documentul, apar doua optiuni: Versiune existenta si Versiune noua (in banda laterala, la Informatii, se vede ca cele doua versiuni au doua ID-uri de incarcare in SPV diferite). Butoanele iti afiseaza cele doua versiuni. In acest fel, poti urmari diferentele dintre ele si sa optezi daca refaci sau nu cheltuiala.
Versiunea existenta are optiunea Sterge doc. asociat, care permite stergerea documentului creat la salvare. Daca acesta este sters, in sectiunea Nesalvate a raportului se va regasi versiunea noua a e-Facturii si aceasta poate fi salvata.