Salvarea e-Facturilor dupa preluarea din SPV
e-Facturile preluate din sectiunea Nesalvate au status Nesalvata si doua marcaje specifice:
- e – simbol al e-Facturii, aflat pe coloana Document alaturi de serie si numar
- icon „nor cu o sageata in jos” – de pe coloana Status.
Documente nesalvate
Aceste documente trebuie salvate pentru a putea fi inregistrate in aplicatie (pana atunci, valorile, sumele, produsele nu sunt luate in calcul in aplicatie si nu sunt vizibile in rapoarte).
Actiuni disponibile:
- Vizualizare: deschide documentul furnizorului intr-un format tipic SmartBill. Aceasta este pur si simplu o „reconstituire” a documentului furnizorului folosind un model al documentelor din SmartBill
- Salveaza receptie/Salveaza cheltuiala: salveaza NIR sau cheltuiala, in functie de optiunea aleasa
- Asoc. cu alt doc.: permite asocierea e-Facturii cu o cheltuiala inregistrata deja in cont. In turma asocierii, e-factura va fi salvata. Mai multe despre asociere in Asocierea e-Facturii cu documente inredistrate in cont.
Vizualizare
In pagina de vizualizare a facturii, in banda laterala, in sectiunea Informatii, ai la dispozitie optiunea Descarca document validat care descarca un fisier in format .ZIP ce contine, in format .XML, e-Factura trimisa de furnizor si semnatura ANAF.
Salvare cheltuiala
Actiunea permite salvarea e-Facturii ca o cheltuiala. Se deschide pagina Cheltuiala cu toate informatiile aflate pe documentul de la furnizor si o poti salva.
Dupa salvare, documentul "dispare" din sectiunea Nesalvate si va fi afisat in sectiunea Salvate.
Salvare receptie
La salvarea receptiei, trebuie sa alegi gestiunea in care se vor salva produsele de pe document. Identificarea produselor se face dupa denumire sau cod (in functie de setarile din cont) si se va afisa receptia cu informatiile preluate din e-Factura.
BINE DE STIUT!
Daca se face salvarea unei e-Facturi, SmartBill cauta sa identifice daca exista deja vreo cheltuiala sau receptie care se potrivesc acesteia (sunt luate in considerare CIF-ul furnizorului, data si valoarea documentului). In cazul in care este gasit un astfel de document, se afiseaza un mesaj de avertizare cu posibilitatea asocierii directe a e-Facturii cu acesta.
In cazul in care folosesti coduri de produs, iar in e-Factura aceasta nu exista, produsele sunt marcate cu rosu. Pentru a putea salva receptia, codurile trebuie adaugate manual in fereastra Modificare produs.
Dupa salvare, documentul va fi afisat exclusiv in sectiunea Salvate.
Actualizari
Daca apar actualizari sau modificari in urma preluarii, acestea sunt indicate de un „triunghi cu avertisment” care este afisat pe coloana Status.
Aceste documente au disponibila actiunea Modifica cheltuiala/Modifica receptia ce deschide documentul in pagina de emitere a cheltuielii/receptiei si permite salvarea acestuia conform cu modificarile facute de furnizor.
Documente Salvate
Aici sunt afisate toate documentele de la furnizori care sunt salvate in aplicatie, inclusiv cele create pe baza e-Facturilor.
Documente modificate
Este posibil ca o e-Factura salvata sa fie modificata de furnizor. Daca acesta retrimite e-Factura modificata in SPV, la preluarea urmatoare documentul salvat va fi marcat cu un „triunghi de avertizare”.
Daca deschizi documentul in pagina de vizualizare, ai la dispozitie doua optiuni: Versiune existenta/ Versiune noua. Poti sa vezi diferentele intre cele doua versiuni ale documentului de la furnizor: cea veche, pe care ai salvat-o si cea noua care nu este salvata. In banda laterala, la Informatii, se poate vedea ca cele doua versiuni au doua ID-uri de incarcare in SPV diferite.
Versiunea existenta are optiunea Sterge doc. asociat care permite stergerea documentului creat la salvare. Daca acesta este sters, in sectiunea Nesalvate a raportului se va regasi versiunea noua a e-Facturii si aceasta poate fi salvata.