Cheltuiala – prezentare generala
Cheltuielile reprezinta costurile suportate de afacerea ta in desfasurarea activitatii. Acestea pot include:
- Achizitii de bunuri si servicii: consumabile, materii prime, servicii de consultanta, chirii, utilitati etc.;
- Costuri de personal: salarii, contributii sociale (daca este cazul);
- Cheltuieli de marketing si publicitate: reclame online, materiale promotionale;
- Transport si logistica: costuri cu transportul marfurilor, combustibil;
- Intretinere si reparatii: servicii de intretinere a echipamentelor, reparatii;
- Alte cheltuieli operationale: comisioane bancare, taxe, impozite locale.
Inregistrarea cheltuielilor in aplicatie este extrem de utila pentru ca:
- Obtii imaginea exacta a obligatiilor de plata prin rapoartele dedicate. Mai multe informatii despre modul in care poti inregistra platile in articolul Raport plati;
- Iti permite sa monitorizezi unde se duc banii si sa identifici zonele in care poti optimiza costurile. Fiecare cheltuiala poate fi asociata unei categorii pentru a beneficia de o imagine completa asupra structurii costurilor;
- Iti usureaza transmiterea datelor catre contabilitate.
BINE DE STIUT!
Pana recent, inregistrarea cheltuielilor era lasata pe seama contabilului. Odata cu introducerea sistemului RO e-Factura, doar facturile transmise prin acest sistem sunt considerate valide fiscal. Pentru a simplifica totul, aplicatia noastra preia automat e-Facturile din SPV, permitandu-ti sa inregistrezi rapid cheltuielile si sa eviti complicatiile.
In SmartBill exista doua modalitati de inregistrare a cheltuielilor:
- prin preluarea e-Facturilor de la furnizori din SPV si salvarea in cont. Este metoda obligatorie pentru achizitii de bunuri si servicii (indiferent de natura lor) de la firme din Romania;
- prin inregistrarea manuala a facturilor primite de la furnizori straini (ei nu emit e-Facturi), la inregistrarea bonurilor fiscale, a costurilor de personal sau a altor cheltuieli operationale care nu presupun existenta unei facturi.
Aici, se pot inregista toate cheltuielile firmei tale, in baza documentelor de achizitie (factura, bon fiscal etc). Ulterior, se pot inregistra si platile efectuate de firma ta catre furnizori (cheltuieli de intretinere, curatenie, abonamente pentru telefonie, servicii de contabilitate, transport etc).
Inregistrarea cheltuielilor se face din:
- Meniul principal, de la Vanzari si achizitii > Cheltuiala
- Rapoarte > Cheltuieli pe categorii, folosind butonul + Cheltuiala
- Rapoarte > Situatia platilor, folosind butonul + Cheltuiala
- Documente emise > Documente furnizor, folosind butonul + Cheltuiala
Cheltuiala se poate inregistra in 2 moduri: Rapid sau Detaliat.
- Modul rapid presupune inregistrarea sumei totale de pe documentul furnizorului sub o singura categorie; este forma implicita aplicata la inregistrarea unei noi cheltuieli
- Modul detaliat permite inregistrarea mai multor articole cu date independente (categorie, descriere, valoare, cota TVA, u.m., cantitate) pe aceeasi cheltuiala
Se completeaza:
- Furnizor: dupa nume sau CIF. Daca furnizorul exista in nomenclator, il poti selecta din lista derulanta. Daca inregistrezi cheltuiala pentru un furnizor nou, il poti adauga simplu de la Adauga furnizor. Datele furnizorului completate aici se salveaza in Nomenclatoare > Furnizori
- Document: aici poti selecta tipul de document emis de furnizor: factura, proforma, bon fiscal, chitanta, ordin de incasare, altul
- Nr doc: numarul documentului emis de furnizor
- Moneda: poti inregistra cheltuieli emise de furnizori in lei sau valuta
- Data doc: data de emitere a documentului primit de la furnizor. Poti inregistra fara restrictii cheltuieli cu data din trecut, prezent sau viitor
- Scadenta: scadenta facturii de la furnizor. Scadenta poate fi in trecut, prezent sau viitor
- Precizie: poti selecta aici numarul de zecimale necesar pentru a inregistra corect cheltuiala: 2, 3 sau 4 zecimale
- Categoria: in acest camp este disponibila o lista derulanta ce cuprinde o gama de cheltuieli pe care le suporta o firma. Lista de cheltuieli se gaseste si se poate edita din Nomenclatoare > Categorii cheltuieli. Tot acolo, iti poti personaliza categoriile de cheltuieli, adaugand repere specifice firmei tale. Mai multe detalii despre categoriile de cheltuieli, aici
- Descriere: este un camp optional, pentru cazul in care vrei sa adaugi detalii suplimentare despre cheltuiala
EXEMPLU
Campul - Categorie – este obligatoriu la inregistrarea unei cheltuieli.
- Valoare: aici treci suma de pe documentul primit de la furnizor
- Cota TVA: apare doar daca furnizorul a fost inregistrat ca platitor de TVA. Iti recomandam sa verifici situatia de inregistrare TVA a furnizorilor tai cand emiti o noua cheltuiala, pentru a te asigura ca iti inregistrezi corect cheltuielile
Poti alege: Plateste acum (total sau partial). In acest fel, stabilesti o modalitate de plata, suma pe care o platesti si tipul de document cu care ai efectuat plata: chitanta, ordin de plata, bon fiscal, mandat postal, card, CEC, bilet ordin sau alta plata. Numar plata si data doc. sunt date de surse externe SmartBill.
Dupa emitere, cheltuielile pot fi vizualizate in meniul:
- Rapoarte > Cheltuieli pe categorii: unde gasesti o situatie a cheltuielilor inregistrate in contul tau SmartBill, grupate pe categoriile de cheltuieli pe care au fost inregistrate
- Rapoarte > Situatia platilor: unde se afla situatia cheltuielilor inregistrate in program, fie ca sunt sau nu platite
SmartBill te asista in inregistrarea corecta a cheltuielilor si te atentioneaza in cazul in care ai procesat deja o cheltuiala.
Astfel, se evita inregistrarea aceleiasi cheltuieli de mai multe ori.