Cheltuiala – prezentare generala

Aceasta functie in SmartBill te ajuta sa verifici imaginea exacta a obligatiilor si a stadiului de plata fata de furnizorii tai, in conditiile in care ai facut inregistrarea facturilor care vin de la acestia (marfa, servicii sau alte cheltuieli). Vei putea vedea rapid situatia financiara a companiei tale, iti vei urmari cash flow-ul si vei genera un raport de TVA corect.

Aici, se pot inregista toate cheltuielile firmei tale, in baza documentelor de achizitie (factura, bon fiscal etc). Ulterior, se pot inregistra si platile efectuate de firma ta catre furnizori (cheltuieli de intretinere, curatenie, abonamente pentru telefonie, servicii de contabilitate, transport etc).

Poti emite o cheltuiala din:

• Meniul principal de la Vanzari si achizitii > Cheltuiala
• Rapoarte > Cheltuieli pe categorii, folosind butonul + Cheltuiala
  
• Rapoarte > Situatia platilor, folosind butonul + Cheltuiala
  
• Documente emise > Documente furnizor, folosind butonul + Cheltuiala
  

Cheltuiala se poate inregistra in 2 moduri: Rapid sau Detaliat.

• Modul rapid presupune inregistrarea sumei totale de pe documentul furnizorului sub o singura categorie; este forma implicita aplicata la inregistrarea unei noi cheltuieli
• Modul detaliat permite inregistrarea mai multor articole cu date independente (categorie, descriere, valoare, cota TVA, u.m., cantitate) pe aceeasi cheltuiala

Se completeaza:

• Furnizor: dupa nume sau CIF. Daca furnizorul exista in nomenclator, il poti selecta din lista derulanta. Daca inregistrezi cheltuiala pentru un furnizor nou, il poti adauga simplu de la  Adauga furnizor. Datele furnizorului completate aici se salveaza in Nomenclatoare > Furnizori
• Document: aici poti selecta tipul de document emis de furnizor: factura, proforma, bon fiscal, chitanta, ordin de incasare, altul
• Nr doc: numarul documentului emis de furnizor
• Moneda: poti inregistra cheltuieli emise de furnizori in lei sau valuta
• Data doc: data de emitere a documentului primit de la furnizor. Poti inregistra fara restrictii cheltuieli cu data din trecut, prezent sau viitor
• Scadenta: scadenta facturii de la furnizor. Scadenta poate fi in trecut, prezent sau viitor
• Precizie: poti selecta aici numarul de zecimale necesar pentru a inregistra corect cheltuiala: 2, 3 sau 4 zecimale
• Categoria: in acest camp este disponibila o lista derulanta ce cuprinde o gama de cheltuieli pe care le suporta o firma. Lista de cheltuieli se gaseste si se poate edita din Nomenclatoare > Categorii cheltuieli. Tot acolo, iti poti personaliza categoriile de cheltuieli, adaugand repere specifice firmei tale. Mai multe detalii despre categoriile de cheltuieli, aici

• Descriere: este un camp optional, pentru cazul in care vrei sa adaugi detalii suplimentare despre cheltuiala

• Valoare: aici treci suma de pe documentul primit de la furnizor
• Cota TVA: apare doar daca furnizorul a fost inregistrat ca platitor de TVA. Iti recomandam sa verifici situatia de inregistrare TVA a furnizorilor tai cand emiti o noua cheltuiala, pentru a te asigura ca iti inregistrezi corect cheltuielile

Poti alege: Plateste acum (total sau partial). In acest fel, stabilesti o modalitate de plata, suma pe care o platesti si tipul de document cu care ai efectuat plata: chitanta, ordin de plata, bon fiscal, mandat postal, card, CEC, bilet ordin sau alta plata. Numar plata si data doc. sunt date de surse externe SmartBill.

Dupa emitere, cheltuielile pot fi vizualizate in meniul:

• Rapoarte > Cheltuieli pe categorii: unde gasesti o situatie a cheltuielilor inregistrate in contul tau SmartBill, grupate pe categoriile de cheltuieli pe care au fost inregistrate
• Rapoarte > Situatia platilor: unde se afla situatia cheltuielilor inregistrate in program, fie ca sunt sau nu platite

SmartBill te asista in inregistrarea corecta a cheltuielilor si te atentioneaza in cazul in care ai procesat deja o cheltuiala.

Astfel, se evita inregistrarea aceleiasi cheltuieli de mai multe ori.