Importul borderoului de incasari
ATENTIE!
Este foarte important sa nu modifici fisierul pe care il primesti. Exista cazuri in care borderoul pe care il descarci de pe contul tau la firma de curierat, nu are acelasi format ca cel pe care firma respectiva il trimite pe mail. Acesta din urma este formatul pentru care s-a facut integrarea, iar importul nu va functiona decat in acest caz.
Fisierul de tip .xls sau .xlsx pe care il primesti de la firma de curierat poate fi important in aplicatia SmartBill prin apasarea Import borderou.
In fereastra Import borderou incasari, trebuie sa selectezi denumirea firmei care a emis borderoul si moneda in care sunt operate tranzactiile. Numarul de borderou reprezinta o informatie optionala.
BINE DE STIUT!
Campul Data inregistrarii incasarilor iti permite sa adaugi o data (recomandabil, data la care firma de curierat/procesator ti-a virat). Aceasta data va fi preluata automat pe toate tranzactiile de pe borderou. In acest fel, incasarile pentru documentele respective vor fi inregistrate cu data intrarii banilor in contul bancar, iar urmarirea acestora se va putea face usor.
In cazul in care nu completezi nimic, pentru fiecare comanda, incasarea va fi inregistrata cu data din borderou.
La final, Alege fisier pentru a incarca borderoul pe care doresti sa il importi.
Dupa ce importul este procesat, esti „transferat” in raportul Borderouri de incasare, unde apar, linie cu linie, inregistrarile din borderoul pe care l-ai incarcat in SmartBill.
ATENTIE!
In aceasta faza, operatiunile sunt afisate in acest raport, dar nu sunt salvate – sunt in stadiul de Ciorna. Acum este nevoie de interventia ta, pentru a valida operatiunile: poti salva manual, fiecare linie in parte, sau automat, toate inregistrarile.
Pe baza informatiilor identificate in borderou, se incearca o potrivire intre inregistrarile din borderou si documentele emise din SmartBill.
In urma importului, se inregistreaza incasari pentru operatiunile care au fost salvate.
Practic, dupa import, pentru fiecare linie se face o propunere de asociere intre incasari si factura/proforma de incasat, folosind urmatoarele criterii de imperechere:
- Numarul de AWB – daca exista in SmartBill, legat de documentul emis
ATENTIE!
Pentru asocierea exacta intre incasarile din borderou si documentele din SmartBill, adauga numarul AWB-ului pe factura, de exemplu in campurile Aviz insotire sau Mentiuni.
- Numele clientului
- Suma incasata
Calitatea asocierii informatiilor (borderou versus documente emise in SmartBill) poate fi:
 |
Precizie ridicata - marcata cu un icon albastru aceasta tranzactie este asociata in urma identificarii partenerului si a valorii exacte. |
 |
Precizie scazuta – marcata cu un icon gri aceasta tranzactie este asociata cu un document pentru care a fost identificat doar partenerul. In acest caz suma nu corespunde exact |
 |
Fara asociere – tranzactiile trebuie asociate manual pentru a putea fi salvate. marcata cu un icon portocaliu care indica ca nu a fost identificat in SmartBill suficiente informatii care sa permita o asociere. |
 |
Dublate |
Butonul Optiuni iti permite sa faci anumite reglaje ce privesc conditiile de realizare a importului. Poti:
- ignora facturile neincasate/neplatite foarte vechi din SmartBill si care nu sunt relevante pentru importul pe care il faci in acel moment. Importul se va realiza mai rapid daca limitezi la o anumita perioada verificarea pe care o face aplicatia atunci cand importi un borderou
- incasa o proforma – caz in care se genereaza automat factura pe baza proformei respective si factura este cea care se incaseaza – factura va primi statusul Incasata
