Importul borderoului de incasari
ATENTIE!
Este foarte important sa nu modifici fisierul pe care il primesti. Exista cazuri in care borderoul pe care il descarci de pe contul tau la firma de curierat, nu are acelasi format ca cel pe care firma respectiva il trimite pe mail. Acesta din urma este formatul pentru care s-a facut integrarea, iar importul nu va functiona decat in acest caz.
Fisierul de tip .xls sau .xlsx pe care il primesti de la firma de curierat poate fi important in aplicatia SmartBill prin apasarea Import borderou.
In fereastra care se deschide, trebuie sa selectezi denumirea firmei de curierat care a emis borderoul. Numarul de borderou reprezinta o informatie optionala.
Dupa ce importul este procesat, esti „transferat” in raportul Borderouri de incasare, unde apar, linie cu linie, inregistrarile din borderoul pe care l-ai incarcat in SmartBill.
ATENTIE!
In aceasta faza, operatiunile sunt afisate in acest raport, dar nu sunt salvate – sunt in stadiul de Ciorna. Acum este nevoie de interventia ta, pentru a valida operatiunile: poti salva manual, fiecare linie in parte, sau automat, toate inregistrarile.
Pe baza informatiilor identificate in borderou, se incearca o potrivire intre inregistrarile din borderou si documentele emise din SmartBill.
In urma importului, se inregistreaza incasari pentru operatiunile care au fost salvate.
Practic, dupa import, pentru fiecare linie se face o propunere de asociere intre incasari si factura/proforma de incasat, folosind urmatoarele criterii de imperechere:
- Numarul de AWB – daca exista in SmartBill, legat de documentul emis
ATENTIE!
Pentru asocierea exacta intre incasarile din borderou si documentele din SmartBill, adauga numarul AWB-ului pe factura, de exemplu in campurile Aviz insotire sau Mentiuni.
- Numele clientului
- Suma incasata
Calitatea asocierii informatiilor (borderou versus documente emise in SmartBill) poate fi:
 |
Sigur - Foarte buna (Datele au fost precompletate cu succes) – exista elemente care se potrivesc exact cu informatiile din borderou |
 |
Atentie - Redusa (Datele au fost precompletate cu precizie redusa) – exista cateva elemente care se potrivesc cu informatiile din borderou sau pot exista doar potriviri partiale intre informatii |
 |
Fara potrivire - Foarte redusa (Datele au fost precompletate doar partial) – se inregistreaza doar tipul tranzactiei, nefiind identificate alte informatii pentru asociere |
Butonul Optiuni iti permite sa faci anumite reglaje ce privesc conditiile de realizare a importului. Poti:
- ignora facturile neincasate/neplatite foarte vechi din SmartBill si care nu sunt relevante pentru importul pe care il faci in acel moment. Importul se va realiza mai rapid daca limitezi la o anumita perioada verificarea pe care o face aplicatia atunci cand importi un borderou
- incasa o proforma – caz in care se genereaza automat factura pe baza proformei respective si factura este cea care se incaseaza – factura va primi statusul Incasata
