Importul borderoului de incasari

Dupa efectuarea viramentului bancar in contul firmei tale, curierul/procesatorul de plati online trimite borderoul platilor efectuate, cu precizarea sumelor pe AWB-uri. Acest borderou, in format Excel (.xls sau .xlsx) poate fi importat, ceea ce presupune doua lucruri:

• toate incasarile de pe borderou vor fi inregistrate in aplicatie;
• se incearca identificarea in cont a documentelor (facturi sau proforme) care sa corespunda incasarilor si la final aceste documente vor fi marcate ca incasate.

Poti importa borderouri

1. de la curieri/procesatori definiti, pentru care sunt stabilite regulile pentru import. Numele lor se regasesc in lista curierilor/procesatorilor in fereastra care permite importul;
2. de la curieri/procesatori noi, care trebuie adaugati. Sunt cei care nu se regasesc in lista predefinita. In acest caz, poti folosi optiunea + Adauga curier/procesator.

Indiferent de firma partener, borderoul pe care il importi trebuie sa respecte cateva conditii:

• formatul fisierului (borderoului) trebuie sa fie .xls sau .xlsx;
• fisierul trebuie sa contina coloane distincte pentru destinatar, data livrarii si suma incasata (facem referire la informatia din coloane, nu strict la denumirea coloanei respective) ;
• informatiile sa aiba formatul corect (de exemplu: data sa fie recunoscuta ca format calendaristic, nu doar ca text simplu).

Prin firme definite ne referim la acei curieri sau procesatori de plati care se regasesc in lista de firme in fereastra care permite importul borderoului. Pentru aceste firme SmartBill stie cum sa „interpreteze” borderoul si cum sa preia informatiile.

Pentru a importa borderourile,

1. Accesezi pagina Rapoarte > Incasari curieri si procesatori;
2. Apesi butonul Import borderou aflat in partea dreapta sus a paginii;
3. Selectezi denumirea firmei care a emis borderoul si moneda acestuia in fereastra care se deschide (numarul de borderou reprezinta o informatie optionala care te poate ajuta la identificarea ulterioara a importului);
4. Completezi data inregistrarii incasarilor (actiune optionala) si apesi Alege fisier pentru a selecta borderoul pe care doresti sa il importi.

Pe parcursul preluarii tranzactiilor, apare o fereastra care indica evolutia procesului.

Pentru ca acesta poate sa dureze in functie de cantitatea de date care se preia, poti:

• Ascunde: fereastra dispare si poti face alte operatiuni in aplicatie, in orice alta sectiune. Pentru a revedea fereastra de progres, apasa Detalii din dreptul informatiilor despre import, afisate in partea dreapta sus, sub butonul Import borderou;

• Intrerupe: importul este intrerupt dupa ce actiunea este confirmata. In cazul intreruperii, nu se va retine in cont niciuna dintre incasarile de pe borderou.

Dupa ce importul este procesat, in raportul Incasari curieri si procesatori sunt afisate, linie cu linie, inregistrarile din borderoul preluat.

Toate importurile de borderouri sunt afisate si pot accesate din raportul Raportul Preluari si importuri tranzactii.

Poti importa borderouri chiar daca emitentul nu apare in lista din campul Curier/Procesator. In aceasta situatie, pentru a face importul, trebuie sa indici aplicatiei unde anume gaseste anumite informatii in respectivul fisier.

Importul borderoului pentru un curier/procesator nou presupune urmatorii pasi:

1. Accesezi pagina Rapoarte > Incasari curieri si procesatori;
2. Apesi butonul Import borderou aflat in partea dreapta sus a paginii si se deschide fereastra Import borderou incasari;
3. Apesi optiunea + Adauga curier/procesator care se afla in selectorul campului Curier/Procesator;
4. Se deschide o noua fereastra Adaugare curier/procesator nou unde:
   1. completezi campul Denumire: poate sa fie orice denumire, atat timp cat nu exista o alta identica;
   2. Apesi Alege fisier si selectezi borderoul din calculatorul tau. Aplicatia va scana automat capul de tabel al fisierului.
   3. Selectezi din listele afisate in campurile Data livrarii, Destinatar si Suma coloanele corespondente din borderou.
   4. Adaugi detalii optionale: pentru o precizie mai buna, poti asocia si coloanele pentru Nr. AWB, Nr. comanda sau Alte detalii. La final, apasa Continua pentru a inchide aceasta fereastra;
5. In fereasta initiala de import, apasa butonul Importa pentru a incarca datele in raport.

SmartBill retine denumirea noului partener si asocierile facute pentru borderoul sau. La urmatorul import, trebuie doar sa alegi numele curierului salvat si sa incarci fisierul. Atat timp cat fisierul de la curier/procesator pastreaza denumirile initiale ale coloanelor, importul se poate face direct dupa selectarea acestuia. 

Un curier/procesator adaugat poate fi modificat (atat denumirea cat si asocierile initiale) dar si sters.  Stergerea este insa posibila doar daca nu ai incasari inregistrate in aplicatie pe baza lui.

Pe baza informatiilor identificate, se incearca o potrivire intre inregistrarile din borderou si documentele emise din SmartBill. Practic, odata cu importul, pentru fiecare linie se face o propunere de asociere intre incasare si factura/proforma de incasat, folosind urmatoarele criterii de imperechere:

• Numarul de AWB – daca exista in SmartBill, legat de documentul emis;

• Numele clientului;
• Suma incasata.

In raport, in partea stanga a fiecarei linii este afisata o iconita care indica gradul de precizie al asocierii realizate de aplicatie:

Poti calibra conditiile in care se face asocierea cu documentele. Apasa butonul Optiuni si analizeaza conditiile afisate pentru a vedea daca poti imbunatati corelarea tranzactiilor cu documentele:

• Ignora facturile neincasate mai vechi: iti da posibilitatea sa extinzi sau sa reduci perioada de emitere a documentelor pentru care se face asocierea. O perioada extinsa poate creste sansa de a identifica documente de incasat, dar va creste durata procesului de import. Cel mai extins interval de timp pe care il poti alege este de 120 de zile;
• Include si proformele in documentele de incasat – caz in care se genereaza automat factura pe baza proformei respective, iar factura va primi statusul Incasata.