Inregistrarea cheltuielii prin OCR

SmartBill - Preluarea cheltuielilor prin recunoastere de text from SmartBill on Vimeo.

Aplicatia SmartBill pe Android sau iOS permite preluarea cheltuielii cu ajutorul imaginilor.

Poti realiza fotografii ale documentelor (bonuri sau facturi), iar informatiile sunt preluate si precompletate automat in cheltuiala ce urmeaza sa fie inregistrata.

Cu aceasta functionalitate, inregistrarea unei cheltuieli se poate face urmand pasii:

1. selectezi camera telefonului direct din sectiunea Cheltuieli
2. fotografiezi bonul sau factura
3. preiei datele in pagina de cheltuiala si verifica daca sunt corecte
4. salvezi.

Selectarea camerei

Poti accesa camera telefonului direct din Cheltuieli.

Camera permite:

• realizarea unei fotografii noi (butonul central);
• preluarea uneia din galeria telefonului (butonul din dreapta jos)

Pentru aceasta din urma operatiune este nevoie ca utilizatorul sa permita aplicatiei SmartBill accesarea acestor anumitor informatii din telefon. 

Realizarea fotografiilor

La realizarea fotografiei exista si optiunea care permite activarea lanternei. Utilizarea lanternei este sugerata automat, de fiecare data cand camera sesizeaza o luminozitate insuficienta.

Dupa fotografiere, esti transferat in ecranul de vizualizare unde poti prelucra imaginea accesand optiunile din partea de sus. Procesul de preluarea a datelor incepe daca apasi butonul de confirmare.

Daca documentul este prea mare pentru a intra intr-o singura imagine, poti realiza mai multe folosind   +. Poti adauga si alte fotografii, toate fiind prelucrate impreuna. Numarul acestora este indicat in partea dreapta jos, cand te afli in ecranul camerei sau in partea centrala de sus, cand esti in pagina de vizualizare.

Daca ai obtinut toate fotografiile necesare, apasa pe fereastra in care este indicat numarul lor si vei fi transferat in ecranul de vizualizare. 

Preluarea datelor in Cheltuiala

In functie de recunoasterea CIF-ului furnizorului exista trei posibile scenarii:

• Furnizorul este identificat si este deja inregistrat in cont
• Furnizorul este identificat, dar nu exista in Nomenclator
• Furnizorul nu este identificat.

Daca furnizorul este identificat, dar este unul nou, se deschide ecranul de Adaugare furnizor. Aici sunt datele de identificare ale acestuia, pe baza CIF-ului. Poti modifica inainte de a salva. La finalul acestui pas, esti transferat in pagina de inregistrare a cheltuielii.

Daca furnizorul, recunoscut pe baza CIF-ului, este deja salvat in Nomenclator, esti transferat direct in ecranul Cheltuiala noua.

Daca nu se identifica CIF-ul furnizorului, acesta trebuie completat manual, fie prin selectarea din lista celor salvati in SmartBill, fie prin adaugare daca este nou.

In pagina Cheltuiala, informatiile preluate de pe documentul sunt deja completate in campurile disponibile. Nu se preiau: Descrierea  sau produsele/serviciile de pe document.

Precizia preluarii depinde de configuratia documentului si de starea fizica a acestuia. Relevanta este si calitatea fotografiilor. Se recomanda folosirea si functiei care permite decuparea (crop) zonelor care contin datele relevante.

Salvarea

Cheltuiala este salvata daca datele obligatorii sunt completate. Informatiile care nu se pot prelua, trebuie adaugate manual.

Imaginile dupa care s-a facut inregistrarea cheltuielii raman atasate la aceasta. Ele pot fi accesate oricand de la icon-ul Atasament („agrafa”).

La selectarea acestuia accesezi lista in care se afla acestea. Fiecare imagine poate fi vizualizata, distribuita si stearsa.

O cheltuiala salvata poate fi modificata selectezi icon-ul Modifica („creion”). Aici, poti selecta din nou imaginile atasate prin click pe icon-ul  „agrafa” (cifra de pe aceasta indica numarul fotografiilor). 

Daca faci cel putin o modificare, la confirmare, se face o noua preluare a informatiilor. Datele existente pot fi suprascrise.

Faptul ca o cheltuiala are atasate fotografii este semnalat si in raportul Cheltuieli prin icon-ul „agrafa”.