Completare date si incarcare balanta la SAF-T

Pentru a emite SAF-T stocuri (numita si declaratia 406) intra in meniul Tranzactii pe stoc > Generare SAF-T stocuri .

Pentru a putea emite declaratia SAF-T stocuri trebuie sa:

1. Completezi datele din sectiunile Informatii raportare si Date identificare;
2. Incarci balanta contabila;
3. Faci configurarile solicitate, configurari care depind de calitatea informatiilor pe care le ai completate in cont.

In sectiunea Informatii raportare trebuie sa:

1. Selectezi perioada pentru care se depune declaratia. Perioada nu poate contine date in viitor si nu poate sa fie anterioara datei 01.01.2022;
2. Selectezi gestiunile. Selectorul contine doar gestiunile cantitativ-valorice. Poti selecta o gestiune, mai multe sau optiunea Toate gestiunile.
3. Categorie contabilitate este completat automat cu A – contabilitatea angajamentelor, ceea ce reprezinta categoria tipica societatilor comerciale. In acest moment, SAF-T nu poate fi generat pentru alte forme de organizare.
   1. D406T – Declaratie de test: o declaratie care poate fi generata si depusa la ANAF pentru a verifica modul in care functioneaza SAF-T stocuri;
   2. D406 – Declaratie reala.

Dupa selectarea perioadei si a gestiunilor, are loc un proces de verificare si actualizare. La finalizarea actualizarii, se completeaza automat o parte din campurile sectiunii Date identificare si sunt afisate avertizari daca se constata ca lipsesc informatiii precum standarde ale UM sau CIF-uri.

In aceasta sectiune, campurile Denumire, Judet, Localitate si Adresa sunt completate automat dupa ce informatiile de raportare sunt stabilite (sunt informatiile completate in Configurari > Date firma). Nu poti modifica aceste date de aici.

In Date identificare trebuie sa adaugi manual:

1. Regimul fiscal: selectezi din lista regimul fiscal al firmei valabil in perioada la care se face raportarea, indiferent de regimul fiscal la zi;
   1. Dupa alegerea regimului fiscal, campul CIF se completeaza automat si nu poate fi modificat.;
2. Administratorul: selectezi din lista unul dintre utilizatorii contului SmartBill.
   1. Campurile Telefon si IBAN se completeaza automat daca alegi un administrator, dar pot fi adaugate sau modificate manual.

In aceasta sectiune, trebuie sa incarci balanta sintetica emisa pentru perioada selectata pentru SAF-T stocuri. Daca trebuie sa generezi SAF-T pentru perioada ianuarie-iunie 2025, atunci balanta trebuie sa acopere exact aceasta perioada.

Sunt doua posibilitati, in functie de aplicatia contabila folosita pentru generarea balantei.

Daca SmartBill Conta este folosit de contabilul tau, poti incarca balanta generata acolo atat timp cat aceasta contine cel putin informatiile: solduri initiale perioada, rulaje perioada, total sume si solduri finale. In acest caz trebuie sa apesi butonul Incarca balanta si selectezi balanta furnizata de contabil (trebuie sa fie in format xls sau xlsx si sa nu depaseasca 5MB);

Daca contabilul tau foloseste o alta aplicatie decat SmartBill Conta, atunci trebuie sa descarci modelul pe care il ai la dispozitie, sa il completezi si sa il incarci. In acest caz, urmeaza pasii:

• Apasa butonul Descarca balanta;
• Deschide fisierul descarcat. La deschidere sunt afisate instructiuni de completare a modelului. Fisierul contine doua pagini Model balanta in lei si Instructiuni de completare;

• Sub instructiuni apasa Incepe completarea fisierului pentru a trece la completarea datelor din balanta;
• Completeaza fisierul respectand indicatiile;
• Dupa salvare, apasa butonul Incarca balanta pentru a o adauga.

Daca nu exista probleme, dupa adaugarea balantei, se afiseaza un mesaj care indica numele fisierului incarcat.

In cazul in care fisierul a fost completat gresit si il incarci, se afiseaza un mesaj in care sunt indicate numarul erorilor identificate si sunt explicati pasi care trebuie parcursi pentru corectarea acestora.

Este recomandat sa corectezi toate problemele pentru a avea o declaratie valida. Daca apesi butonul Corecteaza erori sau optiunea Descarca fisierul cu erori, ambele aflate in fereastra cu mesaj, poti face acest lucru. Vei descarca fisierul incarcat care are in partea dreapta o coloana suplimentara in care sunt explicate erorile. Aici, pe fiecare rand cu eroare, este detaliata cauza erorii.

Dupa rezolvarea erorilor poti incarca fisierul asa cum este. Denumirea fisierului incarcat, este afisata verde daca este corect sau cu rosu daca contine erori.

Dupa parcurgerea acestor pasi, trebuie realizate configurarile si finalizata declaratia. Detalii despre asta Configurare si salvare SAF-T.