Import articole pe NIR

In acest articol

Importul receptiilor iti permite sa castigi timp, mai ales cand lucrezi cu documente care contin zeci sau sute de pozitii. Prin aceasta metoda, reduci riscul de eroare umana si te asiguri ca datele preluate sunt identice cu cele de pe documentele furnizorilor. Aplicatia identifica automat neconcordantele dintre fisierul importat si nomenclator.

BINE DE STIUT!

Produsele noi sunt preluate direct din fisierele importate fara a mai fi nevoie de inregistrarea lor manuala.

In pagina Vanzari si achizitii > Receptii furnizori se afiseaza butonul Importa (in partea dreapta, sub linia de adaugare a produsului). Acest buton permite preluarea fisierelor de tip .XLS si .XLSX.

Pentru a putea importa un fisier, trebuie sa selectezi furnizorul pentru care vrei sa emiti receptia. Importul va presupune 2 pasi: sa configurezi fisierul si apoi importul sau regulile generale pe care trebuie sa le respecte aplicatia.

Configurare fisier

BINE DE STIUT!

Nu ai nevoie de o structura fixa pentru fisierele tale. Poti sa folosesti diverse formate Excel, atat timp cat ele contin datele necesare, indiferent de ordinea coloanelor. Singura conditie este ca in fisier sa existe o linie (header) cu denumirile coloanelor.

Daca apesi butonul Importa, se deschide fereastra Importa NIR. Aici, in partea de sus, butonul Alege fisier permite incarcarea fisierului din calculator.

Dupa ce ai ales fisierul, aplicatia identifica denumirile coloanelor si le afiseaza in liste de selectie din dreptul fiecarui camp. Tu trebuie doar sa asociezi coloanele din Excel cu campurile corespunzatoare din SmartBill.

Este obligatoriu sa existe informatii pentru toate campurile.

In privinta cotei TVA, exista optiunile:

  • Alege coloana: se preia din fisier valoarea acesteia (in acest caz, se pot prelua valori diferite in acelasi NIR);
  • Alege o cota fixa: selectezi o singura cota pentru toate produsele din import.

Daca bifezi optiunea Retine formatul pentru viitor, aplicatia salveaza aceste asocieri. La urmatorul import al unui fisier cu aceeasi structura (aceleasi coloane, in aceeasi ordine), datele se vor completa automat, indiferent de furnizor.

Apasa Continua pentru ca SmartBill sa verifice fisierul. Daca exista erori sau informatii lipsa, vor fi semnalate in fereastra Importa NIR – Erori date. Se afiseaza numarul exact de erori detectate. Mai multe informatii in articolul Erori si neconcordante la import NIR

In aceasta etapa a importului, stabilesti regulile finale pentru preluarea datelor:

  • Selectezi gestiunea: alegi unde se incarca produsele. Toate pozitiile din fisier vor merge pe aceeasi gestiune. Daca ai nevoie sa incarci marfa in gestiuni diferite, faci importuri separate (sparge fisierul initial in mai multe).
  • Criteriu identificare: alegi daca produsele sunt recunoscute dupa Denumire sau Cod. Daca nu folosesti coduri, denumirea ramane criteriul implicit.

BINE DE STIUT!

Aceasta setare este utila in situatia in care codurile produselor tale se potrivesc cu cele ale furnizorilor, insa denumirile sunt diferite. Aplicatia va cauta produsele din import in nomenclatorul tau folosindu-se de coduri.

  • Unitatile de masura noi: specifici ce se intampla in cazul in care produsele din nomenclatorul tau coincid cu cele importate insa unitatile de masura folosite de catre furnizor nu corespund cu unitatile tale de masura. Pentru a evita erorile la salvare exista doua posibilitati:
    • Inlocuiesti unitatile de masura din import cu unitatile primare ale produselor, asa cum sunt definite in nomenclator
    • Lasa necompletat campul de UM de pe NIR si il completezi manual inainte de salvare.

EXCEPTIE

Cand faci importul pe o gestiune global-valorica: 

  • Daca produsele au deja preturi pe gestiunea pe care faci importul, aplicatia va completa automat pretul de vanzare cu TVA si cota TVA 
  • Daca produsele sunt noi sau nu au preturi de vanzare pe gestiunea respectiva, trebuie sa adaugi pretul de vanzare manual, dupa ce faci importul fisierului

Apesi Importa pentru a prelua datele fisierului. Receptia nu poate fi validata atata timp cat exista produse cu eroare.

BINE DE STIUT!

In cazul in care fisierul pe care urmezi sa il importi contine date eronate sau incomplete se afiseaza o fereastra in care sunt oferite detelii legate de problemele identificate.

Ai posibilitatea sa:

  • Corectezi fisierul: descarci fisierul in care sunt identificate toate problemele gasite, il corectezi si il reimporti. Optiunea recomandata:
  • Continui cu erori: preiei fisierul in SmartBill fara produsele la care s-au inregistrat erori;

In fisierul pe care il poti descarca, erorile sunt explicate pe o coloana separata. De exemplu, daca pentru un produs din fisier nu exista cantitate sau este completata cu un format necunoscut (sa zicem '2), in dreptul acestuia, pe coloana de erori, apare mesajul „Campul Cantitate preluat din coloana Cantitate trebuie completat cu date numerice."

Asocierea datelor din fisier cu cele din nomenclator

Odata ce incepi importul, SmartBill asociaza datele din fisierul tau cu cele din Nomenclator. Poti intalni urmatoarele situatii:

  • Date identice: Produsul exista deja cu aceleasi detalii. Nu apare niciun marcaj.
  • Produs nou: Nu exista nicio corespondenta in sistem. Linia din receptie se marcheaza ca nou cu galben si pictograma "triunghi de avertizare";
  • Date inlocuite: Produsul este recunoscut, dar informatiile din fisier sunt inlocuite cu cele salvate deja in Nomenclator. Linia din receptie se marcheaza cu pictograma sageti albastre ;
  • Eroare: Lipsesc date obligatorii pentru salvare. Trebuie sa completezi manual informatiile in campurile indicate. Linia e marcata cu rosu si pictograma de eroare .

Regula de baza este ca datele din Nomenclator au prioritate. Aplicatia retine asocierile pe care le faci manual pentru importurile viitoare.

  • Daca identifici dupa Cod: Cand codul din fisier coincide cu unul din sistem, dar denumirea difera, aplicatia propune denumirea ta din Nomenclator.
    • Exemplu: In fisier ai "Pere" (cod 000), dar in sistem codul 000 este "Mere". Pe NIR va aparea "Mere". Poti accepta propunerea sau poti modifica manual denumirea (caz in care se actualizeaza si in Nomenclator)
  • Daca identifici dupa Denumire: Cand denumirea coincide, dar codul difera, se va prelua codul salvat in aplicatie.
    • Exemplu: In fisier ai "Mere" (cod 111), dar in sistem "Mere" are codul 000. Pe NIR va fi preluat codul 000.

BINE DE STIUT!

Daca apesi pe linia marcata a produsului, in fereastra care se deschide si in care modifici sau completezi date, este afisat un mesaj care detaliaza situatia. De exemplu: „Produsul din import a fost inlocuit cu unul din nomenclator, pe baza informatiilor din importurile anterioare" sau „Produsul nu exista in nomenclator".

In fereastra, sunt marcate:

  • cu albastru campurile in care informatiile din fiser au fost inlocuite cu date din nomenclator. Sub acseste campuri este afisata si informatia care a fost inlocuita;
  • cu rosu campurile in care trebuie sa adaugi informatii care nu se regasesc in fisierul importat.

Situatii legate de Unitatea de Masura (UM)

Sistemul verifica daca unitatea de masura din fisier se potriveste cu cea definita de tine:

  1. Potrivire exacta: Se preia unitatea din fisier fara alte modificari.
  2. Asociere anterioara: Daca in trecut ai asociat o anumita unitate din fisier cu una din aplicatie, sistemul va face automat aceeasi transformare.
  3. Lipsa corespondenta: Daca unitatea nu este recunoscuta, campul ramane gol si trebuie sa il completezi manual in fereastra de Modificare produs.
Ai primit raspuns la intrebarea ta? Multumim pentru feedback Eroare trimitere feedback

Articole similare