Import NIR
In acest articol
Prin importul NIR-urilor, se va economisi foarte mult timp, mai ales daca avem in vedere documentele cu zeci sau sute de pozitii.
Se asigura mai mare similitudine intre datele preluate in SmartBill si cele aflate pe documentele furnizorilor si o mai mare acuratete a datelor introduse pentru ca este eliminata, in mare masura, eroarea umana, iar procesul presupune identificarea tuturor neconcordantelor dintre datele aflate in fisierul importat si cele pe care le ai deja in Nomenclator.
BINE DE STIUT!
Produsele noi sunt preluate direct din fisierele importate fara a mai fi nevoie de inregistrarea lor manuala.
In pagina Vanzari si achizitii > Receptii furnizori exista butonul Importa, care permite preluarea fisierelor de tip .XLS si .XLSX.
Pentru a putea importa un fisier, trebuie sa selectezi furnizorul pentru care vrei sa emiti receptia. Importul va presupune 2 pasi.
Configurare fisier
Nu este nevoie ca fisierele importate sa aiba definita o structura fixa, predefinita. Poti sa lucrezi cu mai multe formate de fisiere Excel. Atata timp cat ele contin informatiile necesare, nu conteaza cum sunt ordonate coloanele sau cum sunt denumite ele.
Pentru ca poti intalni fisiere structurate diferit, este nevoie ca acestea sa fie asociate structurii existente in SmartBill. Dupa alegerea fisierului care trebuie importat, aplicatia identifica si preia denumirile coloanelor care il alcatuiesc si le afiseaza in selectoare. In SmartBill informatiile se preiau in functie de asocierile pe care le faci tu in aceste selectoare.
EXEMPLU
Coloanei Denumire produs ii poti asocia coloana Denumire, Codulului produs Cod de bare, iar Unitatii de masura, UM din fisierul pe care il importi,
Este obligatoriu sa existe informatii pentru toate campurile.
In privinta cotei TVA, exista optiunile:
- Alege coloana: se preia din fisier valoarea acesteia (in acest caz, se pot prelua valori diferite in acelasi NIR)
- Alege o cota fixa: optezi pentru una dintre cotele din selector (in acest caz, toate produsele/serviciile vor avea aceeasi cota TVA)
Retine formatul pentru viitor va retine asocierile pe care le-ai facut cu aceasta ocazie, iar pe viitor, in cazul in care se importa un fisier cu aceeasi structura, le va prelua automat. Ele pot fi modificate, daca este cazul. Aceeasi structura inseamna ca are exact aceleasi coloane, in exact aceeasi ordine. Nu conteaza daca fisierul este de la furnizori diferiti.
Apasa Continua pentru ca aplicatia SmartBill sa verifice fisierul.
Daca exista erori sau informatii lipsa, o sa fie semnalate in fereastra Importa NIR – Erori date. Se afiseaza numarul exact de erori detectate. Mai multe informatii aici
Configurare import
Trebuie sa selectezi gestiunea pe care vrei sa incarci produsele de pe receptie. Toate produsele se vor incarca pe aceeasi gestiune. Daca e nevoie sa faci receptii pe mai multe gestiuni, iti recomandam sa faci importuri pe NIR-uri diferite.
Precizeaza daca produsele din fisier vor fi identificate dupa denumire sau cod. Daca nu folosesti cod de produs, denumirea o sa fie criteriul implicit.
EXEMPLU
Aceasta setare este utila in situatia in care codurile produselor tale se potrivesc cu cele ale furnizorilor, insa denumirile sunt diferite. Aplicatia va cauta produsele din import in nomenclataorul tau folosindu-se de coduri.
Trebuie sa specifici ce se intampla in cazul in care produsele din nomenclatorul tau coincid cu cele importate insa unitatile de masura folosite de catre furnizor nu corespund cu unitatile tale de masura. Pentru a evita erorile la salvare exista doua posibilitati:
- aplicatia va inlocui unitatile de masura din import cu unitatile primare ale produselor, asa cum sunt definite in nomenclator
- aplicatia va lasa necompletat campul de UM pe NIR. Va trebui sa completezi manual aceasta informatie
Apesi Importa pentru a prelua datele fisierului.
Receptia nu poate fi validata atata timp cat exista produse cu eroare.
EXCEPTIE
Cand faci importul pe o gestiune global-valorica:
- Daca produsele au deja preturi pe gestiunea pe care faci importul, aplicatia va completa automa pretul de vanzare cu TVA si cota TVA
- Daca produsele sunt noi sau nu au preturi de vanzare pe gestiunea respectiva, trebuie sa adaugi pretul de vanzare manual, dupa ce faci importul fisierului
Cu Importa finalizezi procesul. In urma importului pot rezulta mai multe situatii. Mai multe informatii desprea acestea gasesti aici.