Cum se defineste o recurenta
Dincolo de campurile obligatorii ale oricarei facturi in SmartBill: Client, Moneda factura, Limba, Precizie (mai multe detalii, vezi Informatii obligatorii pe factura), o proforma se defineste si in functie de informatii specifice.
Data emiterii primei facturi
La definirea unei noi recurente, campul Data emiterii primei facturi este completat automat cu data curenta. Astfel, prima factura se emite imediat ce ai definit abonamentul si ai salvat recurenta. Poti modifica aceasta data cu o data din viitor.
Data emiterii primei facturi recurente depinde de valoarea introdusa in campul Data emiterii primei facturi.
- Data emiterii primei facturi = data curenta. Daca alegi ca prima factura a recurentei sa fie emisa astazi, factura se emite la finalizarea setarilor pentru recurenta si se afiseaza mesajul
- Daca emiterii primei facturi = data in viitor. Daca ai selectat o data viitoare in acest camp, prima factura se va emite in ziua aleasa
- Data emiterii primei facturi = data din trecut. Daca ai selectat o data trecuta, emiterea se va face la urmatorul termen de emitere, in functie de frecventa setata, in viitor
EXEMPLU
Emiti o recurenta in data de 10.10.2017, setezi frecventa lunara, iar in campul Data emiterii primei facturi, alegi data de 03.10.2017. Fiind setata o data din trecut, pe baza documentul nu se va emite nicio factura la final. Prima emitere o sa fie in 03.11.2017.
ATENTIE!
Nu se va emite un document cu data din trecut pe baza recurentei!
Termenul de plata la recurente
La stabilirea recurentei, nu poti selecta la termen de plata decat una din conditiile din lista. Data calendaristica se afiseaza in functie de numarul de zile ales. Aici nu este disponibila optiunea Personalizat. Pentru a stabili recurente cu alte termene de plata, trebuie sa le adaugi.
Frecventa
De aici definesti frecventa emiterii documentelor din abonament.
EXEMPLU
Daca in campul Data emiterii primei facturi ai ales 15 noiembrie 2018, iar in campul Frecventa selectezi lunar, atunci in fiecare luna, pe data de 15, se va emite factura recurenta.
Cate documente?
In acest camp, poti seta cate facturi sa fie emise pe baza recurentei. Daca ai definit o recurenta si ai trecut cifra 6 in campul Cate documente?, se emit 6 documente, apoi recurenta se opreste automat.
Daca lasi acest camp gol sau introduci -1, se vor emite un numar nelimitat de documente. Pentru a stopa emiterea documentelor trebuie sa opresti recurenta din Actiuni.
Serie document
In mod automat, recurentele se emit pe seria de facturi fiscale bifata ca implicita in Configurare > Serii. Pentru o evidenta mai usoara si mai clara a facturilor recurente, poti opta ca acestea sa fie emise pe o alta serie, pe care sa o definesti special pentru acest tip de facturi.
Numar abonament
La emiterea primei recurente, campul Numar abonament este completat cu valoarea 001.
Poti modifica informatia de aici si poti pune numarul de contract sau alte informatii relevante pentru modul tau de lucru. Pentru fiecare client/contract lunar de servicii, recurentele se definesc separat. Numar abonament este in directa legatura cu campul Mentiuni. Aici este afisata aceasta fraza, pe care o poti pastra sau sterge, dupa preferinte:
Daca modifici numarul de abonament in campul dedicat, numarul se actualizeaza si in Mentiuni.
Fraza din campul mentiuni este afisata pe factura finala, in partea de jos – sectiunea dedicata mentiunilor, pe fiecare model de document.
ATENTIE!
Campurile Gestiune si Descarca gestiunea la finalizarea facturii nu sunt afisate la configurarea recurentelor. Facturile recurente se emit FARA descarcare din gestiune.
Pentru a descarca gestiunea, acceseaza meniul Rapoarte - Gestiunea stocului > Documente fara descarcare gestiune. Aici descarci gestiunea manual pentru fiecare factura recurenta emisa.