Efectuarea si salvarea inventarului
In acest articol
Efectuarea inventarului
Odata ce lista de inventariere a fost creata, urmeaza sa inregistrezi stocul disponibil.
ATENTIE!
In perioada in care se desfasoara un inventar, orice modificare a stocului (prin vanzare, de exemplu) este reflectata in inventar (stocul scriptic se actualizeaza), atata timp cat acesta nu este finalizat.
Adaugarea stocului scriptic se poate face:
- prin editare manuala a cantitatilor (dublu click pe coloana Cantitate faptica din dreptul produsului inventariat de la butonul Modifica produs din coloana de Actiuni);
- prin preluarea automata la Cantitatea faptica a cantitatii scriptice, daca apesi pe Egalizare (doua sageti paralele) disponibil din coloana de Actiuni.
Poti naviga usor de la un produs la altul, pe coloana Cantitate faptica, folosind tasta Tab.
Cand completezi manual Cantitate faptica, se completeaza automat si campul Diferenta, dupa formula Cantitate scriptica – Cantitate faptica = Diferenta. Astfel, iti este mai usor sa verifici daca ai completat corect cantitatea faptica.
BINE DE STIUT!
Poti adauga pe inventar produse noi, pentru care nu este cazul sa emiti o receptie sau alt document de intrare. Prin produse noi ne referim la produse care nu exista in stocul din SmartBill, dar exista fizic in depozitul firmei tale.
In acest caz, va fi necesar sa completezi:
- Pret achizitie (fara TVA) – daca inventarul este emis pe o gestiune cantitativ-valorica
- Pret achizitie (fara TVA) + Pret vanzare (cu TVA) + TVA de vanzare – daca inventarul este emis pe o gestiune global-valorica
Daca pentru numeroase produse cantitatea faptica este identica cu cantitatea scriptica, poti folosi actiunea de egalizare in masa:
- Selecteaza produsele la care cele doua cantitati coincid - in partea dreapta, langa Filtrare, se afiseaza doua butone dedicate actiunilor in masa.
- Apasa butonul Egalizeaza faptic cu scriptic (doua sageti paralele) - pentru produsele selectate se completeaza automat stocul faptic.
BINE DE STIUT!
In orice moment, poti apasa butonul Salveaza ciorna si sa reiei ulterior inventarul din punctul in care l-ai lasat. Gasesti toate inventarele, inclusiv pe cele nefinalizate in raportul Documente emise > Inventare.
Inventarul nefinalizat are eticheta Ciorna.
Salvarea inventarului
La final, doar dupa ce ai completat Cantitatea faptica pentru toate produsele incluse pe lista de inventar, finalizezi inventarul de la Salveaza, din vizualizarea ciornei. Nu poti finaliza inventarul daca exista macar un produs la care nu este adaugat stocul faptic.
Dupa salvare, sunt afisate valorile cu diferentele constatate.
In momentul salvarii inventarului, acesta este automat operat in gestiunea stocurilor, ajustandu-se cantitatile astfel incat acestea sa corespunda situatiei constatate in urma inventarierii.
In pagina de vizualizare a unui inventar finalizat exista doua butoane dedicate exportului in format Excel sau PDF, dar si tiparirii.
La vizualizarea inventarului poti alege una dintre cele doua optiuni de vizualizare:
- Lista de inventar: pentru a vedea toate produsele inventariate;
- Proces verbal de constatare: lista cu produsele de pe inventar pentru care exista diferente (cantitate scriptica-cantitate faptica).
In pagina de vizualizare, la Optiuni document (butonul indicat cu o rotita dintata) sunt disponibile actiunile:
- Modifica: esti readus in pagina de emitere a inventarului unde poti face modificari. Modificarile operate se vor reflecta imediat pe toate documentele care contin produsele inventariate;
- Anuleaza: documentul este anulat si stocul nu mai este afectat de acesta;
- Stergere: stocul produselor de pe acesta revine la valoarea initiala. Un inventar poate fi sters numai daca stocul produselor din coloana Scriptic a inventarului exista integral in aplicatie;
- Afiseaza totalurile pe produse: daca bifezi aceasta optiune, produsele care se regasesc pe preturi diferite nu vor mai fi afisate separat. Implicit, atunci cand un produs se gaseste pe stoc cu preturi diferite este afisat pe linii separate, pentru fiecare pret in parte.
Afisarea in rapoarte a inventarului
Daca pe inventarul salvat ai diferente pentru produse, atunci in Miscari stocuri se afiseaza informatia corespunzatoare, fie pe Intrari, fie pe Iesiri.
Daca un produs are un stoc faptic mai mare decat cel scriptic, in Miscari stocuri, pe coloana de Intrari va fi vizibil numarul de bucati care a fost inregistrat in stoc cu ocazia salvarii inventarului. Daca s-a constatat un minus la stocul faptic, in raport, va fi marcat pe coloana de Iesiri.
Pentru produsele pentru care nu s-au constatat diferente in urma inventarierii (faptic = scriptic pe inventar), in Miscari stocuri se completeaza automat valoarea “0” (zero) pe coloana Iesiri.
