Inregistrarea incasarii din Incasari si Plati > Incasare

Poti inregistra incasari direct din pagina Emitere > Incasare. Suma incasata poate fi asociata unei facturi/proforme, repartizata pe mai multe documente sau pur si simplu inregistrata fara legatura cu un alt document.

Informatiile necesare emiterii unei incasari

In pagina de emitere a incasarii trebuie sa completezi urmatoarele informatii:

• Nume sau CIF client: selectezi clientul pentru care doresti sa inregistrezi incasarea sau poti adauga un client nou, exact cum procedezi la emiterea unei facturi. In momentul in care ai adaugat un client, in partea de jos a paginii se afiseaza toate facturile neincasate, emise pe numele acestuia;
• Tip Document: selectezi tipul documentului de incasare, din lista disponibila;
• Cont bancar sau Curier/Procesator: In functie de tipul documentului de plata selectat, se afiseaza campul Cont Bancar sau Curier/Procesator. Aceste informatii nu sunt obligatorii si se preiau ulterior daca importi/preiei extrase bancare sau borderouri;
• Serie si numar/ Numar: este afisat doar daca ai selectat chitanta ca tip de document. Daca alegi alt tip, poti completa manual campul Numar.
• Data emiterii: automat, data emiterii este precompletata cu data curenta. Desigur, ai posibilitatea de a selecta manual data dorita, din trecut sau din viitor;
• Valoare: completezi suma incasata.

Facturi neincasate este sectiunea in care se afiseaza automat facturi emise in SmartBill pentru clientul selectat in pagina si pentru care inca nu ai inregistrat incasari. Daca ai introdus valoarea incasarii, aceasta este repartizata pe facturile neincasate din lista.

Repartizarea sumelor, vizibila pe coloana Valoarea repartizata, se face incepand cu cea mai veche factura (ne raportam la data emiterii facturii). In functie de suma disponibila, se vor acoperi cat mai multe facturi. Daca vrei sa repartizezi suma in alt mod, poti edita campurile precompletate.

Nu este obligatoriu ca valoarea integrala a incasarii sa fie repartizata pe facturile neincasate. Se poate repartiza partial suma incasata, sau se poate emite incasarea fara repartizare (spre exemplu, pentru cazul inregistrarii unei incasari in avans).

Daca suma repartizata acopera integral valoarea facturii, atunci se afiseaza o bifa in bulina albastra, in dreptul valorii.

Sub campurile in care se completeaza valorile de incasat pe facturi se afla optiunea Incaseaza tot. Daca apesi pe aceasta, suma se autocompleteaza cu valoarea totala a documentului.

Campul Reprezentand din partea de jos a paginii se precompleteaza conform repartizarii realizate: contravaloarea totala/partiala pentru factura (serie numar) din (data).

In pagina de incasare, SmartBill monitorizeaza in timp real corelatia dintre banii primiti si facturile inchise. Iata cum interpretezi avertismentele:

Incasare partiala

Situatia apare atunci cand suma incasata este mai mica decat valoarea totala a facturii. O alta incasare va trebui asociata in viitor cu respectiva factura.

Facturile incasate partial pot sa aiba status Partial sau Depasita, in functie de data scadenta. Astfel factura are status Partial doar daca termenul de plata nu a fost depasit. In caz contrar, chiar daca exista incasare partiala, factura va avea statusul Depasita.

Suma incasata depaseste valoarea repartizata pe factura/facturi

Apare atunci cand suma completata in campul Valoare (banii primiti efectiv) este mai mare decat suma totala pe care ai repartizat-o pe facturile din lista:

• Avertisment: Incasat in plus!
• Posibilitate salvare: poti salva documentul;
• Efect: Diferenta ramane ca un "avans".  Ea va scadea datoria totala a acestuia (apare cu minus in evolutia soldului) si va putea fi repartizata ulterior pe facturi noi.

Incasarile care depasesc valoarea de pe documente, sunt afisate in raportul Facturi emise cu statusul Partial si pot fi facturate. Adica suma incasata in plus poate fi repartizata pe alta factura.

Suma incasata in plus, care nu este repartizata niciunei facturi, se inregistreaza cu minus in evolutia soldului/client (scade soldul clientului). Impactul acestei sume se poate observa in raportul Fisa client > Evolutie sold.

Suma incasata e mai mica decat valoarea repartizata pe facturi

Apare atunci cand suma repartizata pe facturi in tabel este mai mare decat valoarea totala pe care ai declarat ca ai incasat-o in campul de sus.

• Avertisment: Rest de plata!
• Posibilitate salvare: nu, aplicatia blocheaza salvarea.
• Logica: Nu poti "stinge" facturi de 220 lei daca ai declarat ca ai primit doar 100 lei. Trebuie sa maresti valoarea incasata sau sa scazi sumele repartizate in tabel pana cand exista egalitate.

Incasarea fara repartizare pe facturi

Daca nu ai inregistrate facturi neincasate pe care sa repartizezi suma achitata de client, poti inregistra plata, urmand sa o repartizezi pe facturile ulterioare ale clientului.

Daca alegi sa inregistrezi o incasare fara a o repartiza imediat pe o factura emisa, in Rapoarte > Incasari gasesti incasarea cu status Emisa, iar ulterior o poti factura.